Sistemas de gestión de contenido corporativo (Los sistemas ECM) son los tipos de tecnologías de software que son ampliamente aplicables en la gestión, almacenamiento, recuperación y protección de información no estructurada que está directamente relacionada con la gestión de los procesos comerciales en cualquier organización.
Algunos confunden los sistemas ECM y sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) La confusión entre estas definiciones surge debido al hecho de que muy a menudo EDMS, además de los módulos de gestión de documentos empresariales, incluye algunas características de ECM. Como, por ejemplo, la interacción de los empleados para preparar documentos. En tal situación, es muy posible discutir la extensión de la funcionalidad al sistema ECM.
La principal diferencia entre el sistema ECM y el EDMS es que, además de llevar a cabo la gestión electrónica de documentos de la empresa, los sistemas ECM crean un único espacio de información para todos los usuarios de la organización, además de proporcionar automatización de los procesos comerciales.
Gracias al uso de sistemas ECM, los recursos laborales se optimizan y los costos operativos de la empresa se reducen significativamente.
Típicamente, los sistemas ECM incluyen las siguientes subsecciones (módulos), cada una de las cuales se integra con el resto de las subsecciones, y también pueden existir por separado.
A continuación hay algunos de ellos:
- Módulo de gestión de documentos electrónicos empresariales;
- Módulo de soporte de procesos de negocio;
- Módulo de gestión de contenido web para un sitio web o portal corporativo,
- Módulo de gestión de contenido multimedia;
- Módulo de gestión del conocimiento;
- Módulo de control de acceso al contenido, que proporciona la información necesaria independientemente de la hora y el lugar.
Cada una de las subsecciones requiere ciertas habilidades. Por ejemplo, administrar el contenido web de un sitio o portal corporativo requiere un conocimiento específico de la administración de recursos de Internet, y el módulo de administración de documentos electrónicos de la empresa requiere detalles del movimiento interno de documentos.
Los sistemas ECM combinan el contenido de los documentos y los aspectos de gestión de la empresa, creando un entorno único para la gestión de documentos y reducen el número de actividades laborales para la implementación de tareas comerciales. Por lo tanto, el contenido corporativo está disponible para aquellos usuarios que lo necesitan para un trabajo rápido y de alta calidad.
